Likwidacja dokumentów to praktyczny sposób bezpiecznego postępowania z umowami, dokumentami księgowymi, aktami pracowniczymi, dokumentacją medyczną lub wewnętrznymi zapisami, których nie trzeba już archiwizować. W praktyce odbywa się na dwa sposoby: za pomocą własnej niszczarki w biurze albo przez zamówienie usługi niszczenia dokumentów z odbiorem i protokołem zniszczenia. Chodzi nie tylko o porządek w archiwum, lecz przede wszystkim o ochronę danych osobowych, tajemnicy przedsiębiorstwa i spełnienie wymogów RODO.
Niszczenie papierów najczęściej planuje się po zamknięciu roku księgowego, podczas przeprowadzki firmy, reorganizacji biura, zakończenia projektów albo po upływie okresów przechowywania dokumentacji. W domach temat wraca przy porządkowaniu starych umów, wyciągów bankowych, polis ubezpieczeniowych czy dokumentacji zdrowotnej. Większe zainteresowanie pojawia się na początku roku i wiosną, gdy firmy oraz urzędy sprawdzają archiwa i pozbywają się dokumentów, które nie mają już znaczenia prawnego ani operacyjnego.
Przy wyborze warto wiedzieć, jak wrażliwe informacje będą niszczone i w jakiej ilości. Do zwykłego biura zazwyczaj wystarcza niszczarka dokumentów z cięciem krzyżowym i poziomem bezpieczeństwa DIN P-4, natomiast przy bardzo poufnych aktach wybiera się wyższy poziom, na przykład P-5 lub P-6. Zwróć uwagę na wydajność niszczarki, pojemność kosza, czas pracy ciągłej, głośność oraz możliwość niszczenia zszywek, kart płatniczych lub płyt CD. Przy usłudze zewnętrznej opłaca się sprawdzić certyfikaty, zamykane pojemniki, sposób transportu i wydanie potwierdzenia likwidacji dokumentów.
Dobry wybór zaczyna się od posegregowania dokumentów według okresu przechowywania i wrażliwości danych. Następnie trzeba zdecydować, czy lepsza będzie własna niszczarka do regularnych mniejszych ilości, czy profesjonalna usługa niszczenia dokumentów do jednorazowej likwidacji archiwum. Porównaj poziom bezpieczeństwa, cenę niszczenia, dostępność odbioru i warunki przekazania dokumentacji. Jeśli nie masz pewności, szukaj fraz takich jak bezpieczne niszczenie dokumentów, utylizacja dokumentów firmowych, niszczarka do biura albo certyfikowana likwidacja dokumentacji i wybierz rozwiązanie dopasowane do ryzyka wycieku danych oraz ilości papieru.
