Likvidácia dokumentov je praktický spôsob, ako bezpečne naložiť so zmluvami, účtovnými dokladmi, personálnymi spismi, zdravotnou dokumentáciou alebo internými záznamami, ktoré už netreba archivovať. V praxi sa rieši dvoma cestami: vlastným skartovačom v kancelárii alebo objednaním služby na skartáciu dokumentov s odvozom a protokolom o zničení. Dôvodom nie je iba poriadok v archívoch, ale najmä ochrana osobných údajov, obchodného tajomstva a splnenie povinností podľa GDPR.
Najčastejšie sa skartácia papierov plánuje po účtovných uzávierkach, pri sťahovaní firmy, reorganizácii kancelárie, ukončení projektov alebo po uplynutí skartačných lehôt. Domácnosti ju riešia pri triedení starých zmlúv, výpisov z účtu, poistných dokumentov či zdravotných záznamov. Vyšší záujem býva na začiatku roka a na jar, keď firmy aj úrady kontrolujú archív a zbavujú sa dokumentov, ktoré už nemajú právny ani prevádzkový význam.
Pri výbere je dôležité vedieť, aké citlivé informácie sa budú ničiť a v akom objeme. Pre bežnú kanceláriu zvyčajne stačí skartovač s krížovým rezom a bezpečnostnou triedou DIN P-4, pri veľmi citlivých dokumentoch sa volí vyšší stupeň, napríklad P-5 alebo P-6. Sledujte aj výkon skartovača, kapacitu koša, čas nepretržitej prevádzky, hlučnosť a možnosť skartovať spinky, platobné karty alebo CD. Pri externej službe sa oplatí overiť certifikáciu, uzamykateľné nádoby, spôsob prepravy a vydanie potvrdenia o likvidácii dokumentov.
Správny postup sa začína roztriedením dokumentov podľa skartačnej lehoty a citlivosti údajov. Potom si ujasnite, či sa oplatí vlastný skartovač na pravidelné menšie objemy, alebo profesionálna skartačná služba na jednorazovú likvidáciu archívu. Porovnajte bezpečnostnú triedu, cenu za skartáciu, dostupnosť odvozu a podmienky odovzdania. Ak si nie ste istí, hľadajte výrazy ako bezpečná skartácia dokumentov, likvidácia firemných dokumentov, skartovač do kancelárie alebo certifikovaná likvidácia dokumentácie a vyberte riešenie, ktoré zodpovedá riziku úniku dát aj množstvu papiera.
