A nyomtatókat otthon, irodákban, iskolákban és kisebb vállalkozásoknál használják mindenhol, ahol egy dokumentumot, fényképet, címkét vagy számlát gyorsan papírra kell vinni számítógépről vagy telefonról. Átlagos otthoni használatra sokszor elég egy tintasugaras nyomtató vagy egy szkennerrel és másolóval ellátott multifunkciós nyomtató, míg az irodák gyakrabban választanak lézernyomtatót a gyorsaság, az éles szöveg és a nagyobb mennyiségnél kedvezőbb költségek miatt. A keresőkben gyakori kifejezés az otthoni nyomtató, olcsó nyomtató, színes nyomtató, Wi-Fi nyomtató vagy fotónyomtató, mert a modellek közti különbségek a mindennapi használatban hamar kiderülnek.
A nyomtatók iránti érdeklődés különösen tanévkezdés előtt, otthoni dolgozósarok kialakításakor, új munkahely kezdetén vagy akkor nő meg, amikor egy cégnek megbízhatóan kell szerződéseket, megrendeléseket, szállítási címkéket és könyvelési bizonylatokat nyomtatnia. Otthon jól jön iskolai feladatokhoz, jegyekhez, űrlapokhoz, színezőkhöz és fényképekhez, az irodában pedig napi dokumentumokhoz, prezentációkhoz és borítékokhoz. Szezonálisan karácsony előtt is többen keresnek nyomtatót, amikor ajándékutalványok, csomagcímkék vagy családi fotók készülnek.
Nyomtató választásakor nemcsak a vételárat érdemes figyelni, hanem a patronok vagy tonerek árát, a kapacitást, a nyomtatási sebességet, a színek minőségét és a szervizháttér elérhetőségét is. Egy olcsó tintasugaras nyomtató jó lehet alkalmi használatra, de hosszabb kihagyás után beszáradhat a fej, és a fenntartás drágábbá válhat. A lézernyomtató ott éri meg, ahol gyakran és főleg szöveget nyomtatnak, a fotónyomtató minőségi képekhez jó választás, a tintatartályos nyomtató pedig azoknak kedvez, akik alacsony oldalankénti költséget szeretnének.
A megfelelő terméket akkor választod ki a legkönnyebben, ha először átgondolod, havonta körülbelül hány oldalt nyomtatsz, szükséged van-e színes nyomtatásra, szkennerre, automatikus kétoldalas nyomtatásra, lapadagolóra, mobilról indított nyomtatásra vagy Wi-Fi kapcsolatra. Ezután hasonlítsd össze az üzemeltetési költségeket, az eredeti és kompatibilis kellékanyagok elérhetőségét, valamint azoknak a felhasználóknak a véleményét, akik hozzád hasonló módon használják a készüléket. Ha havonta csak néhány lapot nyomtatsz, nincs értelme nagy irodai modellt venni; gyakori számla-, iskolai anyag- vagy céges dokumentumnyomtatáshoz viszont jobb egy megbízhatóbb nyomtató alacsonyabb oldalankénti költséggel.
