Kancelářská technika pomáhá zvládnout každodenní administrativu rychleji a s menším rizikem chyb. V praxi jde hlavně o tiskárny, multifunkční tiskárny, skenery, skartovačky, laminátory, řezačky papíru, projektory, kalkulačky nebo štítkovače, které využívají firmy, školy, úřady i domácí kanceláře. Typické dotazy při výběru zní, jakou tiskárnu do kanceláře, laserová nebo inkoustová tiskárna, nejlepší skener na dokumenty, skartovačka na osobní údaje nebo multifunkční zařízení s Wi-Fi.
Nejvíce se kancelářská technika řeší při zařizování nové kanceláře, při přechodu na home office, před začátkem školního roku, během účetní závěrky nebo ve firmách, kde přibývá práce s dokumenty. Tiskárny a skenery jedou naplno při fakturaci, smlouvách a archivaci, laminátory se hodí pro cedule, návody a často používané materiály, skartovačky jsou důležité vždy, když se pracuje s citlivými údaji. V sezonách s vyšší administrativní zátěží se vyplatí mít náhradní tonery, inkoustové náplně, papír do tiskárny a servisní plán.
Při výběru se nevyplatí sledovat jen pořizovací cenu. Důležitá je cena tisku na stránku, dostupnost tonerů a náplní, rychlost tisku, oboustranný tisk, automatický podavač dokumentů, kvalita skenu, kapacita zásobníku papíru, hlučnost i rozměry zařízení. U skartovačky je potřeba zkontrolovat stupeň utajení DIN, objem koše a počet listů na jeden průchod, u projektoru svítivost, rozlišení a typ připojení. Levný model může být výhodný jen na občasné použití, zatímco kancelář s desítkami výtisků denně potřebuje odolnější kancelářské vybavení.
Správný produkt vyberete nejlépe tak, že si nejdřív sepíšete, kolik lidí bude zařízení používat, kolik stran měsíčně tisknete, zda potřebujete barevný tisk, skenování do e-mailu, síťové připojení, mobilní tisk nebo bezpečné mazání dat. Poté porovnejte parametry, provozní náklady, záruku, dostupnost servisu a recenze uživatelů, kteří mají podobný provoz. Pokud váháte mezi několika modely, počítejte celkové náklady za rok, nejen cenu v e-shopu; právě tam se často ukáže, která kancelářská technika dává pro vaši práci největší smysl.
