Likvidace dokumentů je praktický způsob, jak bezpečně naložit se smlouvami, účetními doklady, personálními spisy, lékařskou dokumentací nebo interními záznamy, které už není nutné archivovat. V praxi se řeší dvěma cestami: vlastní skartovačkou v kanceláři, nebo objednáním služby pro skartaci dokumentů s odvozem a protokolem o zničení. Důvodem není jen pořádek v archivech, ale hlavně ochrana osobních údajů, obchodního tajemství a splnění povinností podle GDPR.
Nejčastěji se skartace papírů plánuje po účetních uzávěrkách, při stěhování firmy, reorganizaci kanceláře, ukončení projektů nebo po uplynutí skartačních lhůt. Domácnosti ji řeší při třídění starých smluv, výpisů z účtu, pojistných dokumentů či zdravotních záznamů. Vyšší poptávka bývá na začátku roku a na jaře, kdy firmy i úřady kontrolují archiv a zbavují se dokumentů, které už nemají právní ani provozní význam.
Při výběru je důležité vědět, jak citlivé informace se budou ničit a v jakém objemu. Pro běžnou kancelář obvykle stačí skartovačka s křížovým řezem a bezpečnostní třídou DIN P-4, pro velmi citlivé dokumenty se volí vyšší stupeň, například P-5 nebo P-6. Sledujte také výkon skartovačky, kapacitu koše, dobu nepřetržitého provozu, hlučnost a možnost skartovat sponky, platební karty nebo CD. U externí služby se vyplatí ověřit certifikaci, uzamykatelné nádoby, způsob přepravy a vydání potvrzení o likvidaci dokumentů.
Správný postup začíná roztříděním dokumentů podle skartační lhůty a citlivosti údajů. Poté si ujasněte, zda se vyplatí vlastní skartovačka na pravidelné menší objemy, nebo profesionální skartační služba pro jednorázovou likvidaci archivu. Porovnejte bezpečnostní třídu, cenu za skartaci, dostupnost odvozu a podmínky předání. Pokud si nejste jistí, hledejte výrazy jako bezpečná skartace dokumentů, likvidace firemních dokumentů, skartovačka do kanceláře nebo certifikovaná likvidace dokumentace a vybírejte řešení, které odpovídá riziku úniku dat i množství papíru.
